La mise en place d’un projet de numérisation et plus généralement d’une entreprise de dématérialisation de fonds documentaires, d’archives ou de documents liés à des processus de travail nécessite la définition préalable d’un projet qui prenne en compte les éléments suivants :

 Analyse du fonds et du niveau prévisible de difficultés lors des tâches de numérisation, en fonction de :

- la volumétrie de l’ensemble

- la qualité des fonds (papier, impression, vieillissement des supports...)

- les changements de format, dans le cas de reprise de collections sur une longue période par exemple

 Réglage de la chaine, création des formats de numérisation, programmation des scanners

 Évaluation d’un rythme de numérisation, et d’une durée globale du projet

 Mise en place d’un calendrier

 Mise en place des procédures qualité, pour l’enlèvement et la restitution des documents, la relecture et vérification des travaux, les critères pour la livraison finale

 Définition des procédures et du process de numérisation, des critères d’indexation, des outils linguistiques à mettre en place ou à adapter si besoin (listes, index, thesaurus...)