La notion d’ECM (enterprise content management) désigne-t-elle le énième sigle à la mode ou bien témoigne-t-elle d’un enjeu plus profond ?

Pour répondre de manière sérieuse à cette question, il convient de revenir sur la notion de gestion de contenu (content management) et son évolution, en regard d’autres modes d’administration de l’information comme la GED.

La gestion de contenu, au départ, désigne une nouvelle forme d’administration des sites web, relevant d’une gestion dynamique et non statique. L’intérêt réside dans les facilités ainsi offertes pour la mise à jour et la combinaison des contenus et donc la personnalisation des sites. Fondés sur des logiques de bases de données administrant les contenus des sites, les outils de gestion de contenu (content management system) ont donc d’abord servi à gérer les contenus de sites web, qu’il s’agisse de sites internet ou intranet. Le WCM (web content management) est donc la toute première forme de gestion de contenu.

Le développement des intranets et des portails d’entreprise, en transplantant au domaine des organisations la question de la gestion des contenus, a d’emblée contribué à en élargir le spectre. Mais cela a également contribué à associer deux logiques : celle de la gestion des contenus web proprement dits, et celle, préexistante de la gestion des documents électroniques (Ged). En effet, la "matière première" d’une large partie du travail dans les entreprises est formée, au-delà des applications métiers, de documents bureautiques (documents textuels, fichiers de tableurs, présentations...). La gestion de cet ensemble, sa mise à disposition pour les membres de l’entreprise selon une logique hiérarchique et de gestion des droits d’accès est une problématique de plus en plus importante.

C’est bien en ce sens que nous reconnaissons à l’ECM sa légitimité : derrière cette notion se profile l’idée d’une gestion plus rationnelle, mais surtout pensée de manière globale, d’un ensemble de contenus utiles dans le contexte de l’entreprise.

Plus problématique est l’idée qu’il existerait des solutions techniques ou des progiciels "d’ECM". Pour exister en tant que mode de gestion de l’information et des ressources, l’ECM doit faire dialoguer divers types d’application : GED, workflow, gestion des droits, moteurs de recherche... Cette intégration subtile exige une très bonne compréhension en amont des besoins et un encadrement de la mise en œuvre qui tienne compte notamment des outils et plate-formes déjà existants dans l’entreprise.

Pour Ourouk, la mise en œuvre d’une logique d’ECM exige une approche ambitieuse, patiente et planifiée. Il s’agit d’un projet d’entreprise à part entière.