La Gestion électronique de documents (Ged) devenue plus tard Gestion de l’information et du document pour l’entreprise (Geide) à l’initiative de l’Aproged, dont Ourouk est membre, accompagne le développement des systèmes d’information des organisations depuis le début des années 1980. Mais comme le montre l’évolution de l’acronyme, sa nature, ses fonctions et son périmètre ont, durant ces trente ans, considérablement changés.
Au départ, la Ged s’inscrit dans une dimension purement technique, dans le sillage des innovations autour des moyens de stockage (le DON, puis la famille des disques compacts, regroupés sous le nom générique d’archivage optique). Appliqués au traitement de masse des factures, ou autres documents répétitifs, les systèmes requièrent relativement peu de structuration documentaire et n’engagent que de loin l’organisation. Mais les systèmes de Ged pure se sont rapidement mariés avec les logiciels documentaires, pour donner, au moins, l’accès à une image du document.
L’explosion de la bureautique et des systèmes d’information communicants (messagerie, consultation de ressources sur internet et les bases de données) a provoqué une inflation formidable des documents produits, stockés et mis à disposition pour l’ensemble des salariés d’une organisation.
Aujourd’hui, il est difficile d’identifier un besoin de Geide « pur » dans les projets d’organisation de l’information. Les dispositifs de capture, stockage et de recherche des documents numérisés a posteriori ou produits numériquement, intègrent des modules de « Ged » comme briques au sein d’ensembles plus vastes. Il est significatif que les grands systèmes qui regroupent toutes ces fonctions, comme Documentum, Livelink, Interwoven, soient désormais proposés sous l’étiquette ECM (Enterprise Content Management), ou que SharePoint, de Microsoft, intègre à sa logique de travail collaboratif, des fonctions de plus en plus avancées de Ged.
Dans la façon dont il aide ses clients à faire le choix de ses outils (voir : notre approche du conseil), le cabinet Ourouk attache beaucoup d’importance à l’histoire et aux compétences particulières des différents produits. A première vue, tous les grands systèmes proposent des fonctions de stockage, d’indexation et de recherche, de consultation dans des portails, de travail collaboratif, etc. Mais cette intégration procède souvent de l’adjonction progressive de différentes briques, acquises au fil des transferts de technologies et de rachats d’entreprise spécialisées. Chaque système a donc son point fort, qui lui vient de son cœur de métier historique, et les intégrations sont plus ou moins réussies au plan technique. Il convient donc particulièrement de rapprocher le besoin précis du client, étudiée de manière fine dans les phases amont, avec les capacités des outils, en prenant en compte ces points forts consacrés par l’expérience métier.
Aujourd’hui, les projets de Ged s’intègrent dans des approches plus vastes, telles que l’ECM déjà citée, ou les grands projets de dématérialisation des flux d’information des organisations. Dans ce contexte, les questions de sécurité, de signature électronique, ainsi que celles liées à l’archivage électronique, deviennent des éléments fondamentaux à prendre en compte dans les projets.
