A propos du travail collaboratif, il convient de bien distinguer d’une part les pratiques, d’autre part les outils.

Dès lors que deux individus ou plus travaillent ensemble, ce qui est l’essence même de l’organisation, on peut parler de coopération ou de collaboration. Se retrouver autour d’un bureau pour corriger un document destiné à être publié est une action typique du travail collaboratif, qui ne nécessite...qu’un crayon, du papier et deux cerveaux bien irrigués !

Néanmoins, plusieurs facteurs peuvent rendre difficile, voire impossible cette coopération.

Les premiers d’entre eux sont physiques, à commencer par l’éloignement géographique des acteurs. D’une certaine manière, le téléphone était déjà un outil de travail collaboratif, mais il est clair que c’est surtout avec les technologies de la communication écrite à distance, tels que le mail, la messagerie instantanée et tous les outils émergents de partage de documents en ligne, que l’on commence à disposer d’outils répondant réellement à une logique de travail collaboratif à distance.

En termes d’outils, le périmètre d’une suite collaborative comprend, d’une manière générale :

 des outils de communication, asynchrone (courriel, forum) ou synchrone (IRC)
 des outils de planification (agenda partagé, plannings...)
 un annuaire des membres du groupe participant à ces tâches collaboratives
 un accès partagé à des bibliothèques de documents
 des outils permettant de travailler à plusieurs sur un même document (visualisation des interventions, gestion des versions, annotations...)

Mais, parmi les obstacles à l’exercice d’un vrai travail collaboratif, les plus importants sont d’ordre institutionnels et organisationnels. Il ne suffit pas, en effet, de disposer des outils pour créer, ipso facto, des pratiques collectives si le terrain n’est pas préparé au plan du management et de l’organisation. Dans un organisme cloisonné, où les métiers ont peu l’habitude de dialoguer et de travailler ensemble, la mise en place d’outils peut être un levier, mais à condition d’accompagner l’ensemble du dispositif et de mesurer à l’avance quelles peuvent en être les conséquences au plan de l’organisation du travail. La réussite de la mise en place du travail collaboratif résulte du bon équilibre entre ces deux pôles : technique et organisationnel.