Les portails : bref historique
Les portails au sein des organisations constituent la phase le plus récente du développement des Intranets.Passée une première génération de l’Intranet souvent principalement orientée vers la communication et la publication de contenus informationnels, les générations suivantes ont ensuite intégré des services transactionnels (ex réservation de salles, commandes d’ouvrages, gestion des demandes de congés, …), puis ajoutent des outils collaboratifs. La mutation de l’Intranet au portail intervient lors de l’intégration des applications métiers. De ce fait le découpage de l’Intranet doit être revu. L’Intranet devient un ensemble de sous portails dédiés à des communautés (de processus métier ou de thématique). A cette mutation correspond également le développement des architectures n tiers et des web services.
Le portail : les besoins fonctionnels à couvrir
En règle générale, la volonté d’intégrer un portail répond aux besoins fonctionnels suivants :
Présentation / Navigation : l ’utilisateur accède aux services applicatifs avec la même interface de présentation (charte graphique, principes éditoriaux, ergonomie) quel que soit l’outil sous jacent. ·
Intégration d’applications : Les services sont accessibles au sein d’écrans composites, présentant indifféremment
- des services informationnels et documentaires (80% des cas)
- des services favorisant le décisionnel
- des services collaboratifs
- des services d’applications transactionnelles.
Personnalisation Statique / Dynamique : le portail apporte des fonctions avancées de personnalisation.
Connexion unique et sécurisée (SS0) : une seule identification quel que soit le service utilisé. Le référentiel utilisé est souvent hérité de l’annuaire LDAP de l’entreprise.
Recherche unifiée : la puissance du moteur de recherche permet de retrouver les pages, provenant de sources diverses, que l’on a choisi au préalable d’indexer. Ces sources peuvent être des données structurées contenues dans les bases de données de l’Entreprise ou les données non structurées (documents, mél, etc.)·
Alerte et diffusion multi canal : le portail apporte la capacité de publication sur des canaux tels que le PC, WAP, PDA, la TVI, etc.
Services Collaboratifs : le portail intègre des services collaboratifs temps réel (ex : messagerie instantanée (chat), ou asynchrone (ex. forum, mél, etc.)
Analyse et pilotage de la fréquentation : le management dispose d’outils permettant de piloter et d’orienter la stratégie d’évolution du portail, en fonction des objectifs stratégiques.
Le portail : l’intégration de plusieurs ressources informatiques
Nous distinguons donc différents niveaux par rapport à un projet cible de portail, problématique rencontrée actuellement dans de nombreux autres cas par notre cabinet :
Un niveau informationnel, où le portail est utilisé pour accéder facilement à des informations et des documents de travail, à la circulation de la communication interne, etc.
Un niveau de services, permettant aux collaborateurs de trouver des solutions aux besoins pratiques nécessités par leur activité.
Un niveau collaboratif où l’Intranet permet d’accéder à des applications de travail collectif, comme bien sûr la messagerie, mais également des espaces de travail dédiés à des groupes, avec identification particulière des individus et attribution de droits spécifiques ;
Un niveau d’accès à des applications existantes, le portail devant dans ce cas assurer l’interface avec les applications métiers. Le niveau portail se présente alors comme la couche unificatrice qui vient faciliter la navigation entre ces quatre domaines.
Le niveau d’intégration entre ces domaines peut être physique ou logique. A cet égard, la conception du portail vient donner une cohérence à l’ensemble des ressources informatiques proposées.
Le portail principal, ou la page d’accueil, est un cas particulier. Il convient de définir s’il doit être un passage obligé. Les contenus « poussés » comme ceux de la communication institutionnelle peuvent être alors gérés soit via une page d’accueil soit en multi diffusion vers des portails par communauté.
Définir une architecture des contenus
Il apparaît que la réussite de l’implantation des intranets est la résultante de trois facteurs principaux :
Sur le plan informationnel, une cohérence des contenus, qui doivent être non redondants avec d’autres applications, clairement identifiés comme relevant de l’intranet, régulièrement mis à jour ;
Sur le plan fonctionnel, une lisibilité de l’application, qui doit être particulièrement ergonomique, permettre une navigation facile et agréable, ne pas susciter d’impression de « surcharge » d’informations ;
Sur le plan technique et par rapport à l’accès aux applications existantes, une performance des outils qui doivent être d’architecture ouverte et souple pour permettre des évolutions.
Définir une politique éditoriale
Le portail Intranet rend de nombreux agents producteurs d’informations et nécessite une politique éditoriale à la fois par métier et globaleLes autres aspects importants concernent l’accompagnement et la formation des utilisateurs, trop souvent négligés dans ce type de projet.
La montée en puissance d’un portail pose aussi la question de la professionnalisation des collaborateurs. Comment les sensibiliser à la qualité de la publication ? Comment définir une politique éditoriale par métier ? Comment orienter la publication vers des enjeux métiers ?A cet égard la technologie apparaît vertueuse, par exemple par les gabarits, les processus de contrôle, ou l’imposition d’éléments de langage commun.
Un autre aspect important, lié à la multiplicité des acteurs, croisée avec la multiplicité des applications, est la question afférente à la gestion des droits et l’authentification des utilisateurs (via annuaires de type Ldap). Nous avons particulièrement mis en œuvre cette réflexion pour notre client « Maison du lait ».
Les composantes techniques du portail
D’une part, un portail est une composante de l’architecture technique de l’organisme et notamment doit s’articuler avec les applications existantes. D’autre part, en ce qui concerne la typologie des portails nous retenons le découpage habituellement retenu :
Portail informationnel
Portail documentaire
Portail collaboratif
Portail transactionnel
Portail décisionnel
Gouvernance et co-propriété
Le succès repose sur la capacité à gérer un équilibre entre les initiatives locales et le contrôle global. De ce fait, de par le nombre des unités métier concernées (département de recherche, centres de recherche, délégations de recherche), comme des directions centrales (direction générale, directions scientifiques, directions d’appui à la recherche, missions, etc.). il s’agit également de définir les termes de la gouvernance de la « co-propriété ». Le portail Intranet devient un outil partagé par plusieurs entités. D’où la nécessité de définir un équilibre entre le contrôle global (par exemple via une charte) et l’initiative locale (conception et alimentation par chacune des communautés métier).
Une structure de gouvernance spécifique doit être mise en œuvre. Elle doit trouver un équilibre délicat entre le contrôle global qui assure l’efficacité et les initiatives locales qui responsabilisent et libère la créativité de chaque entité productrice d’information.
Une première génération de sites web, essentiellement orientée vers la publication, a permis aux entreprises de découvrir une nouvelle manière de partager l’information. Parmi les directions contributrices dans les projets web, les Directions de la Communication ont eu un rôle majeur dans cette innovation.
Avec le développement actuel de technologies web plus interactives et la demande de nouveaux usages par tous les métiers et les utilisateurs finaux (clients ; partenaires ; collaborateurs), les sites deviennent « naturellement » portails. En outre, ces outils qui associent étroitement l’infrastructure de partage et la gestion d’information doivent plus s’intégrer entre eux et dans le système d’information de l’entreprise.
Ainsi la gouvernance des intranets, extranets et sites internet devient une préoccupation majeure et transverse à l’ensemble de l’organisation, comparable à une copropriété.
Projet transverse aux organisations et très lié aux comportements des utilisateurs, le projet portail est un point de convergence de préoccupations métiers et de préoccupations technologiques auxquelles viennent s’ajouter, de facto, des enjeux de marketing.
Le déploiement
Le déploiement d’une nouvelle génération d’Intranet doit concilier reprise de l’existant, déploiement d’un nouveau socle et initiatives par communautés.Les scénarios rechercheront une combinaison cohérente des options de ces dimensions de l’Intranet.La mise en œuvre du scénario cible retenu se compare à la construction d’un puzzle.
Progressivement, domaine par domaine, les communautés métier viennent construire leur domaine sur les fondations proposées (le socle cible) et l’alimenter. Certaines pièces du puzzle peuvent être des reprises de l’existant, après revue qualité des contenus.
