Ourouk est un cabinet de conseil spécialisé dans le management de l’information et du document sous toutes ses formes et tout au long de son cycle de vie. A ce titre il a développé des compétences spécifiques autour du records management et de l’archivage électronique. L’archivage électronique pose autant de questions qu’il en résout, dans la mesure où supports, formats, métadonnées doivent être gérés dans une perspective évolutive dès lors que les durées de conservation excèdent quelques années. D’autre part, l’expérience montre que ce n’est pas parce qu’on a un document électronique qu’il s’ensuit que ce document est apte pour un archivage électronique. En conséquence la production d’un document maître, correspondant aux exigences d’une politique d’archivage électronique est une condition nécessaire pour la cohérence globale de l’archivage.Ourouk a développé une approche spécifique de l’archivage des organisations et défini les grandes règles d’une politique d’archivage électronique.

Les valeurs d’usage de l’archive. Dans la culture française, l’archive a traditionnellement une valeur historique. L’approche anglo-saxonne a mis l’accent sur la valeur légale et/ou probante de l’archive. Ourouk propose pour l’organisme une approche « managériale" de l’archive. Cette approche consiste à optimiser les trois grands types de valeur d’usage des archives :

 La valeur légale ou probante : Elle a trait aux droits et devoirs de l’organisme·
 La valeur fonctionnelle ou de gestion : Les archives contiennent des informations sur les activités de l’organisme qui peuvent redevenir d’actualité pour son activité courante.
 La valeur historique : Elle peut permettre de restituer l’histoire de l’organisme ou d’une de ses activités ou fonction.

Quand l’archivistique classique privilégie la valeur historique et le « Record Management », la valeur légale, l’approche managériale optimise, dans le cadre de l’organisme, les trois types de valeur. Optimiser ne signifie pas que les trois types de valeur sont placés sur le même plan. Il existe une hiérarchie des valeurs qui doit être déterminée selon la spécificité des besoins. Cependant, généralement, l’organisme attribue plus d’importance aux deux premiers types de valeur.

L’âge des archives et le document électronique.

La théorie de l’âge des archives date d‘un demi-siècle environ. Elle est devenue un des piliers de l’archivistique. Née aux Etats-Unis afin de permettre la systématisation, à bon escient, de la destruction des documents engendrés par les bureaucraties modernes, la doctrine se développera en France dans les années 60 et permettra de jeter un pont entre deux mondes qui s’ignoraient : les administrations et les archives nationales. En raison d’influences diverses, dont nous analyserons certaines brièvement, cette théorie est aujourd’hui en évolution. Même si dans la pratique, le manque de place est resté régulièrement, pour les managers opérationnels, un élément déclencheur de la réflexion archivistique, les âges des archives prévoient pour chaque âge un type de stockage spécifique et donc un déplacement physique du document et, par la même occasion, un classement approprié. De même, dans la conception traditionnelle, le règne de l’archiviste ne commence pleinement qu’avec le troisième âge des archives : les archives définitives ou historiques (c’est d’ailleurs à ce type d’archives que correspond le concept anglo-saxon d’archives, d’où les difficultés de traduction de normes comme celles du « record management »).

Les effets du document numérique.

Le développement du document numérique, pose d’une autre façon la question. Les problématiques propres au stockage et au volume des informations deviennent beaucoup plus abstraites et souvent du ressort d’une autre direction (DSI ou service informatique). Le coût de ce stockage a tendance à baisser (la masse des documents croît moins vite que les capacités de stockage pour le même prix). Le phénomène peut être contrebalancé, pour partie, par l’arrivée toujours plus importante dans le monde du document électronique de l’image, du son et de l’image animée et des produits composites que sont les documents multimédia.

La question du déplacement physique des documents fait place à celle de leur traçabilité. Le document ne change plus de lieu au sens traditionnel , il change d’état. Le « records management » illustre bien cette nouvelle donne. Le concept tend à englober dans un même mouvement les archives courantes et intermédiaires, tout en mettant l’accent sur la valeur légale de l’archive. Ce faisant la problématique archivistique est tirée vers l’amont. Il ne s’agit plus d’attendre que le document soit parvenu, après décantation dans les bassins de l’archive intermédiaire, à l’âge de l’archive historique pour que l’archiviste intervienne.

La question est encore plus cruciale dès lors que le document numérique n’a pas de bijection avec sa représentation papier. C’est ce qui arrive notamment avec les banques de données. Aujourd’hui, le document numérique est souvent un produit composite, résultat de l’agrégation de champs de banque de données, de fichiers (logo par exemple), d’informations gérées directement dans un programme.

Plus que jamais, il est important de se préoccuper dès l’amont du destin de cette information si l’on veut pouvoir la retrouver au delà d’une certaine date (qui peut par exemple, correspondre avec la date de mise à jour s’il n’y a pas d’historique du champ) et a fortiori l’archiver (les systèmes deviennent obsolètes).Le même constat peut être fait pour les fonctions documentaires. Elles aussi voient leur activité se déplacer vers l’amont dès lors que l’information peut être utilisée dans d’autres logiques, notamment dans la perspective d’une édition électronique. Du jour, où la numérisation de l’information rend possible sa réutilisation via d’autres voies, les préoccupations documentaires deviennent une composante de la production initiale de l’information. A cela s’ajoute bien sûr, la question de la masse des documents et du coût du traitement qui conduit à prendre en compte le plus tôt possible la production de métadonnées.

Des points de vue différents, mais complémentaires.

Les activités de gestion documentaire et archivistique deviennent complémentaires et doivent croiser leur regard dès l’amont. Or, souvent beaucoup de choses les opposent, la culture, les méthodes, les pratiques, le niveau et les outils de description, le vocabulaire, les normes, etc. La complexité est justement de faire cohabiter ces points de vue différents, de faire qu’un document puisse servir plusieurs maîtres, mais c’est bien un des nombreux défis que pose le document électronique. Mieux, dans la mesure du possible c’est sur le producteur initial, pour éviter les doubles saisies, la reprise de l’information, les déperditions de contenu, que doit porter la production du maximum de métadonnées. Ce faisant, le malheureux, qui a déjà du mal à faire son métier dans les nouveaux contextes ouverts par les nouvelles technologies, doit ainsi également prendre en compte des points de vue qui lui sont culturellement et professionnellement peu familiers. Pour l’aider dans cette tâche on cherche à ce que le système lui-même contrôle, voire automatise, et assiste le producteur initial dans sa production de métadonnées.

L’objectif est de rendre leur production la plus indolore possible, à en faire un élément intégré de la production, à faire en sorte que le producteur puisse en tirer un bénéfice personnel. Dans l’absolu on tend vers l’idée qu’il faut classer avant de faire, chose qui est plus facile à dire qu’à réaliser.

Dans le monde du texte cela se traduit, par exemple, par des feuilles de style très normalisées, la présence de formulaires, etc. Dans le monde audiovisuel, la tâche est plus délicate pour les contenus, en revanche de nombreuses données techniques peuvent être produites automatiquement.