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La gestion des connaissances (en anglais « knowledge management ») est un processus qui valorise et organise le partage des informations produites par les métiers, quelle que soit leur nature, pour créer de la valeur métier :
Diffusion de l’information scientifique et technique
Mutualisation des expertises
Connaissance des clients
Valorisation du catalogue
Diffusion des bonnes pratiques
Démultiplication des savoir-faire critiques
Usages et leviers de la démarche KM
Notre expertise
Nous accompagnons vos projets de capitalisation et de partage des connaissances, quels que soient le secteur d’activité et les enjeux métier de votre organisation, selon différents modes d’intervention :
Pilotage d’un programme KM et animation d’équipes transverses
Conception de bases de connaissance et de référentiels métiers
Conception d’un portail KM et intégration dans un portail métier (chercheurs, juristes, bureaux d’études, forces commerciales, documentation…)
Identification et animation de communautés de pratiques (management et outils de collaboration : wiki, blog…)
Conception et déploiement d’un RSE
Installation d’un knowledge manager
Réorganisation de la fonction Gestion de l’information
Le Knowledge management, levier de transformation à intégrer
L’ouvrage de Gonzague Chastenet, associé Ourouk, est paru aux éditions De Boeck Supérieur.
Cet ouvrage constitue à la fois un livre de connaissances sur les démarches de Knowledge management et un guide méthodologique. Voir la présentation
L’OPCO santé est l’opérateur de compétences du secteur privé de la santé.
L’OPCO-Santé a lancé une démarche de transformation concernant son organisation, ses processus et son système d’information. Le Knowledge management a été identifié comme un des axes de cette transformation. Il doit être maintenant précisé et décliné dans les activités et les nouveaux processus métier. C’est à cette fin qu’il a été fait appel au cabinet Ourouk.
Nareva Holding
Nareva Holding, filiale du groupe Al Mada, est l’un des principaux acteurs dans les secteurs de l’énergie et de l’environnement au Maroc.
La mission confiée au cabinet Ourouk porte sur l’accompagnement à la mise en place d’une organisation du Knowledge Management au sein de Nareva et des différentes sociétés de projet qui composent l’entreprise : choix de l’organisation du KM la plus appropriée au contexte d’usage, formalisation de règles de fonctionnement et sélection d’un outil.
Services Industriels de Genève
SIG et son département Smart City est un acteur multi fluide (eau, gaz, électricité, …) de la smart city au service de la transition énergétique.
Dans le cadre du développement de la démarche KM du département Smart City, Ourouk a réalisé un benchmark d’outils de Knowledge management.
Urbamet
Audit de la base de données URBAMET (urbanisme, habitat, construction, aménagement) et perspectives.
EIFFAGE-BIEP
Audit du knowledge management.
Ciments de l’Atlas
Les Ciments de l’Atlas souhaitent intégrer une démarche de knowledge management dans le cadre de son process industriel.
Ourouk accompagne l’entreprise pour définir un plan d’actions destiné à traduire la démarche en services opérationnels incluant la mise en œuvre d’un portail Métier.
Constructys Organisme paritaire collecteur agréé du BTP
Étude de cadrage, fonctionnelle, technique, organisationnelle et budgétaire, concernant la mise en place d’un centre de ressources destiné à organiser le partage et la diffusion d’informations au sein de ses équipes situées au Siège parisien ainsi que dans 14 antennes régionales.
Union des groupements d’achat public
Assistance de la centrale d’achat public pour la définition d’un référentiel centralisé des documents et informations nécessaires aux différents acteurs internes du processus de vente (avant-vente, vente et après-vente).
Collège de France
Analyse de la stratégie de communication numérique du Collège de France et des recommandations d’évolutions.
Agence Universitaire de la Francophonie
Conception, organisation et analyse des résultats d’une enquête conjointe AUF-CNRS visant à identifier les services d’information scientifique et technique produits et/ou utilisés par les membres de l’AUF, et à mesurer leur intérêt pour leur partage.
Cabinet Plasseraud Conseil dans le domaine de la Propriété Intellectuelle
Réalisation d’un audit du partage de l’information, des documents et des connaissances entre les collaborateurs. L’audit a été suivi par deux assistances à maîtrise d’ouvrage sur la refonte de l’intranet et sur l’expression des besoins des collaborateurs du cabinet relatifs à la mise en œuvre d’un nouvel outil métier.
Centre national de la recherche scientifique
Prestations de conseil stratégique pour la construction de politiques d’information scientifique et technique de l’organisme dans une perspective de science publique ouverte.
Institut national de la propriété industrielle
Diagnostic de la qualité et de la pertinence des documents versés dans le système documentaire centralisant la documentation des processus de l’institut. Accompagnement des rédacteurs.
Conseil départemental de la Seine-Saint-Denis
Définition et mise en place d’un centre de ressources départemental de gestion et de valorisation en interne des connaissances produites par les différents services du département.
DCNS Groupe industriel français spécialisé dans l’industrie navale militaire, l’énergie nucléaire et les infrastructures marines
Étude de faisabilité et de cadrage pour la mise en place d’un service de recherche transverse de la documentation relative à un sous-marin atomique, destiné à capitaliser les connaissances. Mise en œuvre d’un projet pilote.
Centre national interprofessionnel de l’économie laitière
Étude de cadrage et accompagnement à la mise en œuvre d’un portail d’entreprise d’accès à la documentation et aux données produites par les différentes professions représentées : producteurs de lait, coopératives laitières et industries privées. La question des droits d’accès et de confidentialité des informations était au cœur de la problématique.
CMS Bureau Francis Lefebvre
Étude de cadrage d’une démarche de valorisation de l’information métier, via un portail de knowledge management destiné aux différents départements du cabinet d’avocats.
Invivo Premier groupe coopératif agricole français
Étude sur la capitalisation de l’information au sein de la société : analyse de l’organisation du classement et de l’archivage des documents métiers ; définition d’une nouvelle arborescence et de règles de nommage et de gestion des documents.
Ministère de l’Égalité des territoires et du Logement
Évaluation des systèmes d’information documentaire du Secrétariat général à la Ville destinée à améliorer la capitalisation et la valorisation des informations sur la politique de la ville auprès de ses partenaires.
Syndifrais Organisation professionnelle regroupant les fabricants de produits laitiers frais
Audit et recommandations concernant la gestion des documents de travail ayant abouti à la refonte du plan de classement et à l’établissement de règles de gestion des documents selon leur nature, leur valeur pérenne et leurs destinataires.
Vidéo
Le KM face aux enjeux de l'archivage, séminaire "Nouveaux Paradigmes de l'Archive"
Le KM face aux enjeux de l’archivage
Intervention de Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé d’Ourouk, lors de la journée du 8 juillet 2020 du séminaire « Nouveaux Paradigmes de l’Archive », intitulée « Le tout et la partie : L’agrégation des données numériques et leur conservation pérenne. »
Ce séminaire (site internet) est coordonné par le Conservatoire National des Arts et Métiers (laboratoire Dicen-IDF) et les Archives Nationales en partenariat avec le LabEx hastec.
Intervention de Brice Bossan (02h19m05s)
Directeur opérationnel des ressources techniques et performancielles chez EIFFAGE (Groupe de construction et de concession)
Le Knowledge Management, une utopie devenue standard
Il y a 25 ans, partager ses ressources et ses expériences relevait de l’idéal fantasmé de doux rêveurs. Aujourd’hui, la publication récente de la norme ISO 30401 sur le management des connaissances est une illustration de la maturité du KM. Si les grands groupes et les cabinets conseil en furent les pionniers, les PME sont désormais de la partie : soumises à la double nécessité d’innover (pour retenir leurs ingénieurs) et de refaire (parce qu’elles ne gagneraient pas d’argent à innover sans arrêt), et exposées à un possible rachat par un grand groupe ou à une fusion avec une autre PME, elles trouvent dans le KM le moyen de capitaliser (pour refaire ou innover) et de valoriser leur savoir-faire (pour mieux se vendre).
La douce utopie s’est transformée en levier de création de valeur : élément de différenciation, vecteur de fierté d’appartenance (sentiment de participer à une œuvre commune), le KM concourt à réduire le risque d’erreur, homogénéiser les réponses apportées aux clients/parties prenantes, préserver et fidéliser le capital humain à l’heure de la volatilité des jeunes collaborateurs.
La maturité du KM s’illustre également dans la synthèse ou l’équilibre qu’il parvient à réaliser entre plusieurs dimensions : une logique de capitalisation d’une part et de collaboration d’autre part ; une vision « mécaniste » (en tant que processus) doublée d’une dynamique humaine ; une forme de liberté et de responsabilisation des collaborateurs couplée à un nécessaire guidage (pilotage et structuration). Ce sont ces différentes formes de synthèse que sont venus présenter tour à tour les intervenants de cette journée d’étude : Gonzague Chastenet (Ourouk), Agathe Teboul (AMF), Louis-Pierre Guillaume (Amallte), Brice Bossant (Eiffage) et Jean-Pierre Bouchez (PlaNet S@voir).
Des logiques tout à la fois de capitalisation et de collaboration/socialisation sont à l’œuvre en matière de gestion des connaissances – conservation et conversation selon le bon mot de Jean-Pierre Bouchez. Des bases formelles et structurées se doivent de cohabiter avec des forums et autres espaces collaboratifs, parce que les contenus vivent d’être mis en relation et en réseau, qu’il s’agisse pour un collaborateur de retrouver le cheminement d’une prise de décision ou d’identifier, au cours d’une navigation, des informations qu’il ne cherchait pas. Une connaissance extraite d’une base de connaissances n’est rien sans la « clef » (le tour de main, le réglage, le raisonnement, l’histoire) qui la rend intelligible et exploitable.
De même, si le KM s’est fait processus au service des différents processus métier de l’entreprise, il demande à être animé pour porter ses fruits. Le knowledge manager se mue en animateur de communautés pour entretenir la dynamique du partage : il instaure des rituels (un webinar mensuel, des posts réguliers sur le réseau social de l’entreprise, des workshops physiques, un rendez-vous hebdomadaire : il s’appelle le « quart d’heure technique » ou la « demi-heure projet » chez Eiffage lorsqu’il s’agit de partager une expérience, une affaire en cours, ou l’actualité d’un secteur) ; il organise des formations à l’attention des membres et animateurs des communautés. Les communautés vivent d’être soutenues et perdraient sans nul doute à être institutionnalisées, mises sous contrôle. Une autre forme d’équilibre entre confiance et contrôle est sans doute là aussi à établir – sans compter sur le risque d’épuisement des formes communautaires (asséchées lorsqu’elles deviennent purement conventionnelles…).
Enfin, l’art du knowledge manager est aussi de parvenir à faire coexister pilotage et structuration de la démarche et autonomie et responsabilisation des collaborateurs. Dans un système de KM vertueux, chacun est contributeur et responsable du caractère pertinent et digeste de ce qu’il met à disposition des autres en ligne. Ce gain d’autonomie permet de mettre fin à des circuits de validation à l’infini et redonne du temps aux managers de proximité, qui sont moins souvent dérangés… La plateforme de KM de l’AMF a été dénommée KYR (Know Your Regulation) par ses contributeurs, ce qui en dit long sur leur appropriation de la démarche et sur le potentiel effet grisant de l’autonomie acquise dans la publication et la recherche d’informations… (La responsabilisation des collaborateurs ne va pas pour autant de soi : certains ont par exemple la tentation de se replier derrière un nom de contributeur générique plutôt que de s’exposer en leur nom propre.) Le pendant de l’autonomie laissée aux collaborateurs-contributeurs-producteurs de connaissances est la fermeté qu’il est prudent de pratiquer en matière de structuration de l’information : charte du KM en définissant les contours, liste fermée de tags gouvernée par des professionnels de l’information, fermeture des outils/réceptacles devenus obsolètes…
L’avenir dira si la nouvelle ère qui s’ouvre pour le KM sera celle d’une démarche accélérée pour les futurs pratiquants, parce qu’ils auront su capitaliser sur les errements de leurs aînés. Il est probable en tout cas que la transformation digitale en constituera un accélérateur, le knowledge manager endossant souvent le rôle de « champion digital », accompagnateur en chef des transformations à l’œuvre dans son organisation.
Articles
Transformation de la fonction info-doc au sein de la R&D d’un grand groupe pharmaceutique
Marie-Laure Chesne-Seck, in Bases
Transformation de la fonction info-doc au sein de la R&D d’un grand groupe pharmaceutique
Marie-Laure Chesne-Seck, consultante Ourouk, a créé une fonction d’ « Intelligence Scientifique » pour le public R&D d’un grand groupe pharmaceutique.
Dans une série de 3 articles publiés par la Revue Bases, elle partage son expérience de transformation de la fonction info-doc.
Gouvernance de l'information : enjeux, organisations, règles et cas d'usages
Synthèse sur la gouvernance de l’information : enjeux, organisations, règles et cas d’usages
Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Gouvernance de l’information », une synthèse correspondant au fruit des échanges du pôle 1 travaillant sur les Enjeux, organisations, règles et cas d’usages.
« L’information est au cœur de l’actualité professionnelle et de ses préoccupations : Big Data, dématérialisation, protection des données personnelles, stockage dans le Cloud… La gouvernance de l’information fournit des réponses qui adressent cet ensemble en rendant cohérentes des règles, des pratiques, des politiques pour répondre aux enjeux de gestion de l’information selon la valeur qui lui est attribuée. »
