Management et valorisation de l’information et des connaissances

Dématérialisation, archivage électronique et hybride

Enjeux pour les organisations

La dématérialisation de processus (courrier, marchés publics, gestion des contrats…), de fonds documentaires, d’archives et/ou patrimoniaux conduit rituellement les organisations à scanner les documents candidats à la capitalisation et/ou à l’archivage, réviser leurs plans de classement, adopter une solution de GED (Gestion Electronique des Documents), voire un SAE (Système d’Archivage Electronique).

La démarche d’archivage, au sens de la conservation des documents, vise à créer une mémoire collective structurée sur le long terme, notamment par le biais de référentiels qui améliorent la recherche et l’accès aux documents archivés. Elle conduit à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à qualifier, identifier et préserver de façon pérenne l’information à caractère patrimonial et/ou l’information ayant fonction de preuve (à des fins de respect des obligations légales, garantie contre des risques de contentieux…).

Le SAE assure une conservation stricte des documents et de leur valeur probante. Il garantit l’intégrité, l’authenticité, la sécurité et la lisibilité des archives pendant toute la période de conservation.

L’archivage hybride consiste à gouverner des archives mixtes, au format papier et au format électronique.

Notre expertise

Le cabinet Ourouk vous accompagne sur ces différents sujets :

  • Gouvernance de l’information : gestion transverse des actifs informationnels de l’entreprise (selon la définition de la norme ISO 24143 parue en 2022)
  • Traitement de fonds documentaires
  • Traitement du vrac numérique
  • Migration de fonds
  • Décommissionnement
  • Reprise de l’existant
  • Datarooms
  • Pilotage de la numérisation : contribution au cahier des charges, description des processus, création des plans de classement, contrôle qualité
  • Cadrage technique et financier de votre projet d’archivage :
    • Expression des besoins et réalisation d’une cartographie de l’information archivable
    • Scénarios de déploiement, de mode d’hébergement…
    • Dossier financier des coûts d’investissement et d’exploitation
    • Dossier d’architecture technique
  • Définition de la politique d’archivage ou de records management de votre organisation, direction ou service
  • Rédaction du cahier des charges
  • Pilotage de POC
  • Dossier d’aide au choix de la solution :
    • Analyse de l’architecture technique proposée et de son intégration dans le SI
    • Analyse financière et assistance dans la procédure de négociation
  • Assistance à la mise en œuvre :
    • Analyse des risques
    • Définition de l’architecture technico-fonctionnelle
    • Atelier de spécifications fonctionnelles
    • Politique de tests

Audit de conformité NF461 (NF Z42-013)

Domaines :

  • Archivage de documents
  • Archivage de bases de données
  • Archivage de mails

Livre blanc

Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives

Références

Formation à l’archivage électronique et à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE)
Accompagnement pour la mise en place d’une offre de service de gestion des vracs numériques.
Refonte du thésaurus-matières pour l’indexation des archives locales du Service interministériel des archives de France (SIAF). Accompagnement sous la forme d’ateliers avec les responsables du projet.
Formation : « Impact des nouvelles technologies sur le métier des archivistes ».
Assistance à la refonte de l’outil interne de gestion de l’entreprise spécialisée dans les services dédiées aux traitements des démarches administratives pour les professionnels de l’automobile.
Image d'icon pharmaceutique, groupe
Définition et accompagnement du processus d’archivage de bases de données.
Pré-audit de conformité à la norme internationale ISO 14641 pour ses services d’archivage.
Syndicat intercommunal
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour une étude de cadrage, le cahier des charges et la sélection d’un prestataire pour la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique.
Logo CHU Nantes
Assistance à la mise en place du système d’archivage électronique pour le CHU qui s’inscrit dans la perspective de l’Hôpital numérique.
Définition d’indicateurs d’activité, qualitatifs et quantitatifs, pour le service de la Documentation.
Étude de besoins concernant les prestations d’archivage pour la Direction de l’information et de la documentation.
Image d'icon pharmaceutique, groupe
Cadrage d’une contrathèque pour la Direction juridique. Cadrage de l’archivage électronique réglementaire et de la signature électronique. Identification et spécifications de projets pilotes.
Définition et mise en œuvre d’une politique de records management et des procédures d’archivage électronique et physique au sein des différents métiers du groupe.
Logo IRSN
Évaluation des besoins dans la perspective de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) : analyse de la production documentaire et des enjeux d’archivage.
Image d'icon générique, groupe aeronautique
Cadrage et mise en place de solutions de GED et d’archivage électronique et physique.
Logo UGAP
Cadrage sur l’archivage électronique des dossiers de marchés publics et des autres applications métiers.
Accompagnement à la gestion des archives papier, élaboration d’une méthodologie de tri et de traitement des fonds en vue de sa numérisation, assistance à la reprise de l’inventaire des fonds.
Étude sur l’organisation de la documentation du Centre des archives contemporaines des archives nationales électroniques.
Aide au choix du logiciel d’archivage électronique destiné aux thèses notamment. Audit de la solution mise en place dans la perspective d’une certification.