Enjeux pour les organisations
La dématérialisation de processus (courrier, marchés publics, gestion des contrats…), de fonds documentaires, d’archives et/ou patrimoniaux conduit rituellement les organisations à scanner les documents candidats à la capitalisation et/ou à l’archivage, réviser leurs plans de classement, adopter une solution de GED (Gestion Electronique des Documents), voire un SAE (Système d’Archivage Electronique).
La démarche d’archivage, au sens de la conservation des documents, vise à créer une mémoire collective structurée sur le long terme, notamment par le biais de référentiels qui améliorent la recherche et l’accès aux documents archivés. Elle conduit à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à qualifier, identifier et préserver de façon pérenne l’information à caractère patrimonial et/ou l’information ayant fonction de preuve (à des fins de respect des obligations légales, garantie contre des risques de contentieux…).
Le SAE assure une conservation stricte des documents et de leur valeur probante. Il garantit l’intégrité, l’authenticité, la sécurité et la lisibilité des archives pendant toute la période de conservation.
L’archivage hybride consiste à gouverner des archives mixtes, au format papier et au format électronique.
Notre expertise
Le cabinet Ourouk vous accompagne sur ces différents sujets :
- Gouvernance de l’information : gestion transverse des actifs informationnels de l’entreprise (selon la définition de la norme ISO 24143 parue en 2022)
- Traitement de fonds documentaires
- Traitement du vrac numérique
- Migration de fonds
- Décommissionnement
- Reprise de l’existant
- Datarooms
- Pilotage de la numérisation : contribution au cahier des charges, description des processus, création des plans de classement, contrôle qualité
- Cadrage technique et financier de votre projet d’archivage :
- Expression des besoins et réalisation d’une cartographie de l’information archivable
- Scénarios de déploiement, de mode d’hébergement…
- Dossier financier des coûts d’investissement et d’exploitation
- Dossier d’architecture technique
- Définition de la politique d’archivage ou de records management de votre organisation, direction ou service
- Rédaction du cahier des charges
- Pilotage de POC
- Dossier d’aide au choix de la solution :
- Analyse de l’architecture technique proposée et de son intégration dans le SI
- Analyse financière et assistance dans la procédure de négociation
- Assistance à la mise en œuvre :
- Analyse des risques
- Définition de l’architecture technico-fonctionnelle
- Atelier de spécifications fonctionnelles
- Politique de tests
Audit de conformité NF461 (NF Z42-013)
Domaines :
- Archivage de documents
- Archivage de bases de données
- Archivage de mails
