Management et valorisation de l’information et des connaissances

Gestion des documents électroniques (GED) et plateformes collaboratives

Enjeux pour les organisations

Les organisations, après avoir éprouvé les limites du stockage de leurs contenus dans les serveurs de fichiers, sont en quête d’espaces mutualisés et sécurisés de capitalisation de leurs documents de référence.

Un système de GED a pour fonction de faciliter la capitalisation des documents structurants d’une organisation au moyen d’une gestion fine des droits d’accès, d’un circuit de validation des documents (workflow), de l’ajout de métadonnées… Les entreprises désireuses d’assurer une traçabilité et de favoriser la réexploitation et la mise en sécurité de leurs documents métiers ont vocation à se doter d’un tel système.

Les projets de dématérialisation débouchent souvent sur l’acquisition d’un outil de GED. Par ailleurs ou en parallèle, les entreprises ont à cœur de compléter la GED par des fonctions collaboratives pour favoriser la fluidité de la circulation des informations parmi leurs collaborateurs. L’acquisition d’une plateforme collaborative (ou bien d’une digital workplace, point d’entrée unique à l’ensemble des applications utiles à l’activité) leur permet de rassembler et de partager l’ensemble de leurs documents de référence (référentiels documentaires, publications de toute nature, notamment multimédia).

Illustration Entreprise Content Management (ECM) : principes
Une architecture ECM : la convergence de la GED, du collaboratif et des portails métier

Notre expertise

Le cabinet Ourouk vous accompagne dans vos réflexions sur ces sujets :

  • Cartographie et modélisation de processus
  • Identification des optimisations et leurs spécifications
  • Démarche d’outillage des processus
  • Cadrage de projets de dématérialisation
  • Cadrage d’un projet de GED ou de gestion de contenus d’entreprise (ECM)
  • AMOA pour la mise en place d’une plateforme collaborative

Introduction à la gouvernance transverse de l’information dans les organisations (Gonzague Chastenet, associé Ourouk).

Le pilotage d’un programme ECM (Sophie Philippet, associée Ourouk).

État de l’art

La Gestion électronique de documents en 2020

Vidéo

Le pilotage d’un programme ECM

Sophie Philippet, in Journée d’étude INTD-CNAM

Vidéo

Gouvernance transverse de l’information : introduction

Gonzague Chastenet, in Journée d’étude INTD-CNAM

Synthèse

Gouvernance de l’information : enjeux, organisations, règles et cas d’usages

Présentation

La dématérialisation des processus métier

Références

Assistance à la mise en place d’une GED de l’immobilier de l’Etat, en partenariat avec le cabinet Flexia
Étude de cadrage d’un logiciel de GED, rédaction du CCTP et de la grille d’analyse et d’évaluation, analyse des offres et constitution du dossier de choix
Assistance à la refonte du système d’information de l’Agence Photographique.
Conseil pour un projet d’acquisition et de mise en œuvre d’un nouveau logiciel de gestion des collections pour la Médiathèque et le Musée de la musique.
Cadrage de la stratégie de gestion de contenu (ECM) dans le cadre de la réflexion engagée sur la transformation numérique du groupe.
Étude de cadrage relative à la mise en œuvre d’une plateforme d’ECM, et une aide au choix de l’outil de GED.
Logo Altarea Cogedim
Société foncière
Étude de cadrage et définition d’un outil de GED pour le métier de la promotion immobilière. Rédaction du cahier des charges et définition d’une feuille de route pluriannuelle.
Image d'icon pharmaceutique, groupe
Accompagnement sur plusieurs années de la R&D dans un programme de transformation de ses processus documentaires.
Logo Metz Métropole
Réalisation du schéma directeur des Systèmes d’Information pour la période 2016-2020, et recommandations en matière d’organisation de la fonction informatique.
Étude de besoins pour la mise en place d’un outil de Digital Asset Management (DAM): benchmark, aide au choix d’outils, organisation d’un POC.
Étude de faisabilité, définition et assistance au déploiement d’un outil de GED préalablement au déménagement du siège social. Accompagnement au changement des collaborateurs concernés.
Étude de cadrage pour la mise en place d’un Digital Asset Management (DAM) pour la gestion des ressources numériques.
Assistance à la dématérialisation de rapports scientifiques : définition du contrôle qualité, rédaction du cahier des charges, assistance à la conduite du projet sur une période de 3 ans.
AMOA pour la mise en place d’une médiathèque audiovisuelle partagée : analyse des besoins, préconisations liées aux droits des contenus, rédaction d’un cahier des charges.
Établissement des règles de gestion et des procédures dans le logiciel Documentum. Formation des utilisateurs.
Logo UGAP
Assistance et accompagnement au changement dans le cadre de la définition et de la mise en place d’un outil de dématérialisation du processus de marchés publics.
Logo MSF
Assistance pour le renouvellement de l’outil de GED et la refonte de l’intranet destinés à améliorer la gestion et circulation de l’information, entre le siège et les équipes de terrain.
Expertise pour la mise en place d’une GED de la production culturelle et scientifique de l’institut.