Le KM face aux enjeux de l’archivage

Intervention de Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé d’Ourouk, lors de la journée du 8 juillet 2020 du séminaire « Nouveaux Paradigmes de l’Archive », intitulée « Le tout et la partie : L’agrégation des données numériques et leur conservation pérenne. »

Ce séminaire (site internet) est coordonné par le Conservatoire National des Arts et Métiers (laboratoire Dicen-IDF) et les Archives Nationales en partenariat avec le LabEx hastec.

Le Knowlegde Management pour les PME

Ourouk a publié un document intitulé PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux : Guide pratique.

La Gestion électronique de documents

Ourouk a publié un document intitulé La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle entre système d’information et documentation.

Comment aborder une démarche KM ?

Journée d’étude CNAM-INTD du 17 octobre 2019 animée par Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé d’Ourouk.

Cette vidéo présente les extraits suivants de la journée d’étude :

Intervention de Gonzague Chastenet de Géry (00h00m00s)
Directeur associé chez OUROUK (Conseil en management de l’information)

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Intervention de Louis-Pierre Guillaume (01h00m10s)
Directeur chez AMALLTE (Conseil en transformation digitale et management des connaissances)

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Intervention de Brice Bossan (02h19m05s)
Directeur opérationnel des ressources techniques et performancielles chez EIFFAGE (Groupe de construction et de concession)

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Le support de présentation de l’intervention de Jean Pierre Bouchez, créateur de PlaNet S@voir et Directeur de recherche (Université de Paris Saclay) est également disponible.

Synthèse de la journée

Le Knowledge Management, une utopie devenue standard

Il y a 25 ans, partager ses ressources et ses expériences relevait de l’idéal fantasmé de doux rêveurs. Aujourd’hui, la publication récente de la norme ISO 30401 sur le management des connaissances est une illustration de la maturité du KM. Si les grands groupes et les cabinets conseil en furent les pionniers, les PME sont désormais de la partie : soumises à la double nécessité d’innover (pour retenir leurs ingénieurs) et de refaire (parce qu’elles ne gagneraient pas d’argent à innover sans arrêt), et exposées à un possible rachat par un grand groupe ou à une fusion avec une autre PME, elles trouvent dans le KM le moyen de capitaliser (pour refaire ou innover) et de valoriser leur savoir-faire (pour mieux se vendre).

La douce utopie s’est transformée en levier de création de valeur : élément de différenciation, vecteur de fierté d’appartenance (sentiment de participer à une œuvre commune), le KM concourt à réduire le risque d’erreur, homogénéiser les réponses apportées aux clients/parties prenantes, préserver et fidéliser le capital humain à l’heure de la volatilité des jeunes collaborateurs.

La maturité du KM s’illustre également dans la synthèse ou l’équilibre qu’il parvient à réaliser entre plusieurs dimensions : une logique de capitalisation d’une part et de collaboration d’autre part ; une vision « mécaniste » (en tant que processus) doublée d’une dynamique humaine ; une forme de liberté et de responsabilisation des collaborateurs couplée à un nécessaire guidage (pilotage et structuration). Ce sont ces différentes formes de synthèse que sont venus présenter tour à tour les intervenants de cette journée d’étude : Gonzague Chastenet (Ourouk), Agathe Teboul (AMF), Louis-Pierre Guillaume (Amallte), Brice Bossant (Eiffage) et Jean-Pierre Bouchez (PlaNet S@voir).

Des logiques tout à la fois de capitalisation et de collaboration/socialisation sont à l’œuvre en matière de gestion des connaissances – conservation et conversation selon le bon mot de Jean-Pierre Bouchez. Des bases formelles et structurées se doivent de cohabiter avec des forums et autres espaces collaboratifs, parce que les contenus vivent d’être mis en relation et en réseau, qu’il s’agisse pour un collaborateur de retrouver le cheminement d’une prise de décision ou d’identifier, au cours d’une navigation, des informations qu’il ne cherchait pas. Une connaissance extraite d’une base de connaissances n’est rien sans la « clef » (le tour de main, le réglage, le raisonnement, l’histoire) qui la rend intelligible et exploitable.

De même, si le KM s’est fait processus au service des différents processus métier de l’entreprise, il demande à être animé pour porter ses fruits. Le knowledge manager se mue en animateur de communautés pour entretenir la dynamique du partage : il instaure des rituels (un webinar mensuel, des posts réguliers sur le réseau social de l’entreprise, des workshops physiques, un rendez-vous hebdomadaire : il s’appelle le « quart d’heure technique » ou la « demi-heure projet » chez Eiffage lorsqu’il s’agit de partager une expérience, une affaire en cours, ou l’actualité d’un secteur) ; il organise des formations à l’attention des membres et animateurs des communautés. Les communautés vivent d’être soutenues et perdraient sans nul doute à être institutionnalisées, mises sous contrôle. Une autre forme d’équilibre entre confiance et contrôle est sans doute là aussi à établir – sans compter sur le risque d’épuisement des formes communautaires (asséchées lorsqu’elles deviennent purement conventionnelles…).

Enfin, l’art du knowledge manager est aussi de parvenir à faire coexister pilotage et structuration de la démarche et autonomie et responsabilisation des collaborateurs. Dans un système de KM vertueux, chacun est contributeur et responsable du caractère pertinent et digeste de ce qu’il met à disposition des autres en ligne. Ce gain d’autonomie permet de mettre fin à des circuits de validation à l’infini et redonne du temps aux managers de proximité, qui sont moins souvent dérangés… La plateforme de KM de l’AMF a été dénommée KYR (Know Your Regulation) par ses contributeurs, ce qui en dit long sur leur appropriation de la démarche et sur le potentiel effet grisant de l’autonomie acquise dans la publication et la recherche d’informations… (La responsabilisation des collaborateurs ne va pas pour autant de soi : certains ont par exemple la tentation de se replier derrière un nom de contributeur générique plutôt que de s’exposer en leur nom propre.) Le pendant de l’autonomie laissée aux collaborateurs-contributeurs-producteurs de connaissances est la fermeté qu’il est prudent de pratiquer en matière de structuration de l’information : charte du KM en définissant les contours, liste fermée de tags gouvernée par des professionnels de l’information, fermeture des outils/réceptacles devenus obsolètes…

L’avenir dira si la nouvelle ère qui s’ouvre pour le KM sera celle d’une démarche accélérée pour les futurs pratiquants, parce qu’ils auront su capitaliser sur les errements de leurs aînés. Il est probable en tout cas que la transformation digitale en constituera un accélérateur, le knowledge manager endossant souvent le rôle de « champion digital », accompagnateur en chef des transformations à l’œuvre dans son organisation.

Le pilotage d’un programme ECM

Intervention de Sophie Philippet, associée Ourouk, lors de la journée d’étude du 11 janvier 2017 organisée à l’INTD-CNAM sur le thème « La gouvernance transverse de l’information dans les organisations : enjeux et modalités organisationnelles de mise en œuvre ».

Voir la vidéo complète avec les diapositives sur le site du CNAM (cette intervention débute à 2h27min)

Gouvernance transverse de l’information : introduction

Gonzague Chastenet, associé Ourouk, introduit la journée d’étude du 11 janvier 2017 organisée à l’INTD-CNAM sur le thème « La gouvernance transverse de l’information dans les organisations : enjeux et modalités organisationnelles de mise en œuvre ».

Voir la vidéo complète avec les diapositives sur le site du CNAM

Les usages en bibliothèque

Laurent Bouvier-Ajam, associé Ourouk, a participé à la table ronde organisée par les bibliothèques de la ville de Genève, le 9 novembre 2017, intitulée « Répondre aux multiples usages et attirer de nouveaux publics, quelles actions entreprendre ? »

Transformation de la fonction info-doc au sein de la R&D d’un grand groupe pharmaceutique

Marie-Laure Chesne-Seck, consultante Ourouk, a créé une fonction d’ « Intelligence Scientifique » pour le public R&D d’un grand groupe pharmaceutique.

Dans une série de 3 articles publiés par la Revue Bases, elle partage son expérience de transformation de la fonction info-doc.

De la recherche d’information vers l’analyse à valeur ajoutée (Bases, n°347, avril 2017)

De la gestion de l’accès à l’information vers la création de connaissances via des dispositifs collaboratifs (Bases, n°348, mai 2017)

3eme article (à venir)

Données ouvertes de la recherche en SHS

Dominique co-fondateur du cabinet Ourouk a présenté une intervention intitulée Entre injonction et réflexivité, comment penser les « données de la recherche » dans les Sciences Humaines et Sociales lors des journées Humanités numériques et données ouvertes à l’Université Jean Moulin Lyon3 les 24-25 mai 2016.

Synthèse sur la gouvernance de l’information : enjeux, organisations, règles et cas d’usages

Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Gouvernance de l’information »,  une synthèse correspondant au fruit des échanges du pôle 1 travaillant sur les Enjeux, organisations, règles et cas d’usages.

« L’information est au cœur de l’actualité professionnelle et de ses préoccupations : Big Data, dématérialisation, protection des données personnelles, stockage dans le Cloud…
La gouvernance de l’information fournit des réponses qui adressent cet ensemble en rendant cohérentes des règles, des pratiques, des politiques pour répondre aux enjeux de gestion de l’information selon la valeur qui lui est attribuée. »

Télécharger la synthèse.

Livre blanc Archivage sur le Cloud

Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Archivage sur le cloud »,  un livre blanc intitulé Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives.

« Les entreprises de demain utiliseront et se développeront nativement avec le Cloud. L’archivage numérique, encore très internalisé ou externalisé d’une manière confidentielle, devra pouvoir s’intégrer dans cette nouvelle économie. »
Christian Dubourg, secrétaire Aproged

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Les nouvelles perspectives du web sémantique pour les professionnels de l’information

Article signé par Dominique Cotte dans la revue DocSI.

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Article La consultation de manuscrits en ligne

Suite à l’étude du cabinet Ourouk concernant le projet Europeana Regia de la BNF, Laurent Bouvier-Ajam a co-signé dans le Bulletin des bibliothèques de France, un article intitulé La consultation de manuscrits en ligne : une étude qualitative auprès de trois catégories d’utilisateurs potentiels.

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Votre data, je vous la sers comment ?

Dominique Cotte, co-fondateur du cabinet Ourouk a présenté une intervention intitulée Réflexions sur la nébuleuse de la « data » et les impacts sur les activités des professionnels de l’information lors de la journée d’étude Big et Open Data organisée par la GFII à l’Université Rennes 2 le 28 mai 2015.

Livre blanc sur le Knowledge management

Ourouk a publié un livre blanc intitulé Renouveler le regard sur le Knowledge management : une approche par les usages.

La dématérialisation des processus métier