Nos domaines d'expertise

Retour

Management et valorisation de l’information et des connaissances

write

Records management – Archivage électronique et physique

Enjeux pour les organisations

Le records management

La démarche de records management, ou « gestion du document d’activité », prend en compte, dès la création du document, sa valeur probante, engageante…, et la question de sa conservation à moyen et long termes.

Elle favorise le respect des contraintes légales et réglementaires qui s’imposent à l’entreprise. Elle conduit à reconsidérer les processus et, ce faisant, à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à rendre l’organisation plus efficace.

L’archivage électronique et physique

La démarche d’archivage, au sens de la conservation des documents, vise à créer une mémoire collective structurée sur le long terme, notamment par le biais de référentiels qui améliorent la recherche et l’accès aux documents archivés.

Elle favorise la capitalisation des connaissances, la valorisation des savoir-faire et, de ce fait, la productivité. Elle conduit à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à qualifier et à identifier l’information à caractère patrimoniale (référentiels).

Notre expertise

Dans ces domaines, le cabinet Ourouk vous accompagne pour : 

  • L’expression de vos besoins et la réalisation d’une cartographie de l’information archivable
  • La définition de la politique de records management ou d’archivage de votre organisation, direction ou service
  • La réalisation du dossier financier des coûts d’investissement et d’exploitation
  • La réalisation du dossier d’architecture technique
  • La rédaction de cahiers des charges
  • L’élaboration du dossier d’aide au choix de la solution :
    • Analyse de l’architecture technique proposée et de son intégration dans le SI
    • Analyse financière et assistance dans la procédure de négociation
  • Le pilotage de POC

Références

logo-societe_grand_Paris-min

Société du Grand Paris

Définition d’indicateurs d’activité, qualitatifs et quantitatifs, pour le service de la Documentation. L’objectif est de mesurer la pertinence des services proposés et de valoriser les politiques documentaires et d’archivage au sein de la société.

Logo_Total

Total

Étude de besoins concernant les prestations d’archivage pour la Direction de l’information et de la documentation.

Assistance à la rédaction d’un appel d’offres comprenant trois lots d’archivage – papier, numérique et audiovisuel – et à l’analyse des réponses.

Logo CHU Nantes

Centre hospitalier universitaire de Nantes

Assistance à la mise en place du système d’archivage électronique pour le CHU qui s’inscrit dans la perspective de l’Hôpital numérique : définition du périmètre du système d’archivage ; évaluation du choix d’une solution ; analyse et mesure des risques inhérents à l’archivage électronique ; établissement des axes d’évolution du service des archives (ressources et compétences) dans un contexte de réorganisation.

Logo_laboratoire_pharmaceutique-min_bleu

Un laboratoire pharmaceutique

Cadrage d’une contrathèque pour la Direction juridique : analyse de l’impact sur les directions métiers qui produisent des documents de type contractuels, et définition des modalités d’archivage hybride des contrats.

Cadrage de l’archivage électronique réglementaire et de la signature électronique. Identification et spécifications de projets pilotes.
Aide au choix de la solution d’archivage hybride.

Logo_bouygues_construction

Bouygues Construction

Définition et mise en œuvre d’une politique de records management et des procédures d’archivage électronique et physique au sein des différents métiers du groupe.

Logo IRSN

Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire

Évaluation des besoins de l’institut dans la perspective de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) : analyse de la production documentaire et des enjeux d’archivage ; évaluation du besoin et des écarts pour atteindre la vision cible du système d’archivage.

Logo_groupe_defense_aeronautique_bleu-min

Un groupe international de défense et aéronautique

Cadrage et mise en place de solutions de GED et d’archivage électronique et physique.

Logo UGAP

Union des groupements d’achats publics

Cadrage sur l’archivage électronique des dossiers de marchés publics et des autres applications métiers.

LOreal_logo-min

L’Oréal

Accompagnement à la gestion des archives papier de la Coordination scientifique de la recherche et innovation : élaboration d’une méthodologie de tri et de traitement des fonds en vue de sa numérisation ; assistance à la reprise de l’inventaire des fonds.

Logo_archives_nationales

Archives nationales

Étude sur l’organisation de la documentation du Centre des archives contemporaines des archives nationales électroniques.
Étude sur la rationalisation du stockage des images multimédia. Analyse des lieux de stockage, cartographie des supports, recommandations sur les procédures et l’organisation.

Logo_cines

Centre informatique national de l’enseignement supérieur

Aide au choix du logiciel d’archivage électronique destiné aux thèses notamment.
Audit de la solution mise en place dans la perspective d’une certification.

    Livre blanc
    Archivage

    Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives

    Livre blanc Archivage sur le Cloud

    Ourouk a co-écrit, dans le cadre du groupe de travail de l’Aproged « Archivage sur le cloud »,  un livre blanc intitulé Archivage sur le cloud : pratiques et perspectives.

    « Les entreprises de demain utiliseront et se développeront nativement avec le Cloud. L’archivage numérique, encore très internalisé ou externalisé d’une manière confidentielle, devra pouvoir s’intégrer dans cette nouvelle économie. »
    Christian Dubourg, secrétaire Aproged

    Télécharger le Livre blanc.