Records management – Archivage électronique et physique
Enjeux pour les organisations
Le records management
La démarche de records management, ou « gestion du document d’activité », prend en compte, dès la création du document, sa valeur probante, engageante…, et la question de sa conservation à moyen et long termes.
Elle favorise le respect des contraintes légales et réglementaires qui s’imposent à l’entreprise. Elle conduit à reconsidérer les processus et, ce faisant, à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à rendre l’organisation plus efficace.
L’archivage électronique et physique
La démarche d’archivage, au sens de la conservation des documents, vise à créer une mémoire collective structurée sur le long terme, notamment par le biais de référentiels qui améliorent la recherche et l’accès aux documents archivés.
Elle favorise la capitalisation des connaissances, la valorisation des savoir-faire et, de ce fait, la productivité. Elle conduit à définir des procédures, des méthodes et des outils qui contribuent à qualifier et à identifier l’information à caractère patrimonial (référentiels).
Notre expertise
Le cabinet Ourouk vous accompagne pour :
- L’expression de vos besoins et la réalisation d’une cartographie de l’information archivable
- La définition de la politique de records management ou d’archivage de votre organisation, direction ou service
- Le cadrage technique et financier de votre projet d’archivage :
- Scenarios de déploiement, de mode d’hébergement, …
- Réalisation du dossier financier des coûts d’investissement et d’exploitation
- Réalisation du dossier d’architecture technique
- La rédaction de cahiers des charges
- Le pilotage de POC
- L’élaboration du dossier d’aide au choix de la solution :
- Analyse de l’architecture technique proposée et de son intégration dans le SI
- Analyse financière et assistance dans la procédure de négociation
- L’assistance à la mise en œuvre :
- Analyse des risques
- Définition de l’architecture technico-fonctionnelle
- Atelier de spécifications fonctionnelles
- Politique de tests
- L’audit de conformité NF461 (NF Z42-013)
Domaines :
- Archivage de documents
- Archivage de base de données
- Archivage de mails
